Description de fonction

Gestionnaire de dossiers administratifs (secrétaire administratif) - Contrat à durée indéterminée à temps plein - (H-F-X)

La société

L’Administration communale de Saint-Gilles est à la recherche d’un secrétaire administratif au service de l’Etat Civil – Département Démographie.

Notre Administration publique locale bruxelloise emploie tous types de profils d’agents répartis en divers services.

Notre Administration a le désir d’optimaliser la gestion de son personnel tant dans une perspective d’évolution des carrières que d’amélioration du service à sa population.

Fonction

Mission

Le service Etat Civil a pour mission de délivrer au citoyen l’ensemble des documents administratifs relatifs à l’état des personnes, en conciliant les concepts de respect des procédures et de satisfaction du citoyen.

Le service rédige les actes d’état civil relatifs aux évènements –naissances, mariages, décès, reconnaissances, changements de sexe, changements de prénom…- ayant lieu sur le territoire de la commune et délivre ces actes ; le service est chargé de la reconnaissance des actes d’état civil étrangers ; il confectionne les dossiers de mariage et de cohabitation légale – en assumant la tâche de l’Officier de l’état civil de lutte contre les relations de convenance ; il traite également les dossiers de nationalité belge. Le service gère les décès intervenus sur le territoire de la commune et la matière des « funérailles et sépultures » en lien avec le cimetière communal qu’il supervise.

Il s’agit également d’assurer le suivi des dossiers en interne et en externe en collaboration étroite avec les instances supérieures (Services Publics Fédéraux Justice, Office des étrangers, Procureur du Roi…) et les services de la police locale.

En tant que secrétaire administratif au service de l’Etat civil, vous assistez le responsable du service dans le suivi des activités du service conformément aux législations en vigueur et dans son organisation interne.

Tâches

  • Vous êtes chargé de l’accueil du citoyen au guichet et par téléphone
  • Vous assurez une permanence en soirée une fois par semaine (mardi)
  • Vous fournissez les renseignements au citoyen concernant les procédures à suivre
  • Vous délivrez des documents administratifs
  • Vous confectionnez et assurez le suivi des dossiers
  • Vous rédigez des actes d’état civil et des courriers officiels ; vous détenez pour ce faire une capacité orthographique et rédactionnelle certaine.
  • Vous établissez des statistiques
  • Vous occupez la fonction de greffier lors des cérémonies de mariage (également le samedi) et des noces de jubilaires ; vous occupez la fonction d’ordonnateur dans le cadre des constats des décès
  • Vous participez aux entretiens dans le cadre de la lutte contre les mariages et les cohabitations de complaisance
  • Vous êtes responsable de votre caisse électronique individuelle
  • Vous vous occupez de la gestion administrative des dossiers (suivi et transmission des documents aux services compétents)
  • Vous mettez à jour, classez et archivez divers documents
  • Vous actualisez vos connaissances en matière législative
  • Vous assistez le chef de service dans l’organisation du service

Profil

Diplôme requis

  • Etre porteur d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (baccalauréat ou graduat)

Connaissances linguistiques

  • Bilingue Néerlandais/Français

Connaissances techniques

  • Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Access, Outlook, etc.)
  • Bonne expression orale et écrite

Connaissances comportementales

  • Vous êtes orienté service public
  • Vous représentez l’administration communale
  • Vous êtes résistant au stress et trouvez des solutions
  • Vous participez activement au fonctionnement interne du milieu de travail
  • Vous disposez d’un sens de l’organisation, vous êtes capable de vous adapter et gérez vos émotions
  • Vous êtes capable de travailler en équipe

Offre

  • Un contrat à durée indéterminée à temps-plein.
  • Un salaire à l’échelle barémique B1 : 26.447,69 € bruts indexés sans ancienneté ;
  • Une prime de fin d’année.
  • Un remboursement des frais de transport en public ;
  • Un plan de formation.
  • Une équipe de travail dynamique.

Date limite: 31 août 2018

  • Publiée le:jeu. 2 août 2018
  • Postulez avant le:ven. 31 août 2018
  • Lieu: L'administration communale de Saint-Gilles

Administration Communale de Saint-Gilles

Place Maurice Van Meenen 39
1060 Saint-Gilles
Belgique

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