Description de fonction

Responsable Logistique - Secrétaire administratif - Enseignement supérieur du type court ou assimilé - (H-F-X)

La société

L’Administration communale de Saint-Gilles est à la recherche d'un secrétaire administratif.

Notre Administration publique locale bruxelloise emploie tous types de profils d’agents répartis en divers services.

Notre Administration a le désir d’optimaliser la gestion de son personnel tant dans une perspective d’évolution des carrières que d’amélioration du service à la population.

Le service « Organisation des assemblées et logistique » :

  • Gère la tenue des assemblées (Collège et Conseil), centralise et traite les propositions de délibération des services communaux, via le programme « BO secrétariat » ;
  • Est en charge de l'accueil de 1ère ligne à l'Hôtel de Ville, tant physique que téléphonique ;
  • Assure le suivi des occupations des salles de l'Hôtel de Ville: locations et mises à disposition, aménagement pour les réunions et autres évènements ;
  • Organise les cérémonies protocolaires telles que les hommages rendus à l’occasion de l’armistice (11 novembre) ou la commémoration de la Victoire du 8 mai 1945 ;
  • Intervient dans l’organisation d’évènements ponctuels tels que le dimanche sans voiture (gestion des dérogations aux personnes dans l’impossibilité de se déplacer autrement qu’en voiture ce jour-là) ou encore Tax On Web qui aide les citoyens à remplir leur déclaration fiscale.

Fonction

Le secrétaire administratif est le responsable de la Logistique, sa mission consiste essentiellement en :

  • La supervision du traitement des demandes d’occupation des salles de l’Hôtel de Ville (réunions, tournages, locations, …) ;
  • Le développement et l’organisation de l’accueil du public au sein de l’administration ;
  • La supervision de l’équipe (horaires, évaluations, distribution et suivi des tâches, …) ;
  • Le suivi de l’organisation des événements et cérémonies (planification et organisation, respect des protocoles) ;
  • La rédaction des courriers pour le service ;
  • La gestion de la comptabilité propre au service : suivi comptable, confection des budgets ;
  • La réalisation des différents marchés publics du service ;
  • Le suivi du classement et de l’archivage des documents, tant « papiers » qu’électroniques ;
  • La supervision de la gestion de l’économat et des stocks du service ;
  • Le traitement des dossiers relatifs à la responsabilité civile de la commune (suivi administratif, coordination entre différentes services, …) et le suivi du portefeuille des polices d’assurances en matière de responsabilité civile communale.

Profil

Diplôme requis

  • Etre titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court ou d’un baccalauréat universitaire.

Compétences informatiques

  • le candidat sera familiarisé avec les outils standards du logiciel Windows.

Compétences génériques :

  • Vous disposez d’un grand sens de la communication.
  • Vous êtes orienté service public et attachez de l’importance à une bonne relation avec le citoyen.
  • Vous agissez de manière proactive et n’hésitez pas à faire preuve d’initiative tout en exécutant les décisions prises au sein de l’équipe ou par le responsable.
  • Vous attachez beaucoup d’importance à un bon esprit dans le groupe.
  • Vous êtes rigoureux, dynamique et proactif ;
  • Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles (grammaire, orthographe, …).
  • Vous êtes résistant au stress et savez gérer des situations urgentes et/ou imprévues. Vous faites preuve de flexibilité ;
  • Vous réagissez au stress en vous focalisant sur le résultat;
  • Vous êtes polyvalent et êtes capable de gérer des dossiers relatifs à des matières variées ;
  • Vous avez le sens des priorités et vous savez exécuter plusieurs tâches en même temps ;
  • Vous vous adaptez facilement au changement ;
  • Avoir une expérience dans la gestion d’équipe et d’événements constitue un atout.

Connaissances linguistiques

  • Bonne connaissance du français et du néerlandais. Le brevet SELOR est un atout. Toute connaissance d'une langue étrangère est la bienvenue.

Offre

  • Un contrat à durée indéterminée à temps plein ;
  • Un salaire à l’échelle barémique B1 26.447,69 € (bruts indexés sans ancienneté) ;
  • Une prime de fin d’année ;
  • Le remboursement à 100% des frais de transport en public ;
  • Une prime linguistique en cas d’obtention du brevet SELOR ;
  • Un plan de formation ;
  • Un environnement de travail dynamique.

Date limite: 21 octobre 2018.

  • Publiée le:lun. 1 octobre 2018
  • Postulez avant le:dim. 21 octobre 2018
  • Lieu: L'administration communale de Saint-Gilles

Administration Communale de Saint-Gilles

Place Maurice Van Meenen 39
1060 Saint-Gilles
Belgique

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