Description de fonction

Responsable du service « Logistique et Assemblée » (1/2 TP) et chargé de missions de simplification administrative(1/2 TP) - Secrétaire d’administration - Diplôme universitaire de 2e cycle (Licence ou Master) - Contrat de remplacement à plein temps - (H-F-X)

La société

L’Administration communale de Saint-Gilles est à la recherche d’un responsable du service « Logistique et Assemblée », et chargé de missions de simplification administrative.
Notre Administration publique locale bruxelloise emploie tous types de profils d’agents répartis en divers services.
Notre Administration a le désir d’optimaliser la gestion de ses ressources humaines tant dans une perspective d’évolution des carrières que d’amélioration du service à la population.
L’administration œuvre actuellement pour sa modernisation et souhaite dans cette optique engager des agents proactifs et ouverts au changement.

Fonction

Vous êtes le responsable du service « Logistique et Assemblées » et vous assumez également (à mi-temps) des missions de simplification administrative.

En tant que responsable du service « Logistique et Assemblées » :

  • Vous organisez le travail du service et veillez à la gestion et au suivi des séances des organes décisionnels communaux (Collège et Conseil).
  • Vous analysez et actualisez les procédures existantes en matière de gestion et de suivi des séances des assemblées communales.
  • Vous élaborez un processus de contrôle des dossiers conçus dans le cadre des séances des organes décisionnels communaux (notamment du respect des lois linguistiques) et de leur envoi vers la Tutelle régionale (le cas échéant) ;
  • Vous organisez les convocations des séances des organes décisionnels communaux ;
  • Vous êtes une référence pour les directeurs de département en matière d’organisation et de gestion des séances du Collège des Bourgmestre et Echevins ou du Conseil communal ;

En tant que responsable d’équipe, vous prenez en charge le management et la gestion des ressources humaines :

  • Vous organisez et répartissez le travail entre les collaborateurs en fonction de leurs compétences ;
  • Vous évaluez chaque membre de votre équipe sur base de sa description de fonction ;
  • Vous collaborez avec le Département RH à la mise en place de formations orientées sur les besoins de vos collaborateurs ;
  • Vous évaluez la performance globale de votre service ;

Dans le cadre de la simplification administrative :

  • Vous travaillez étroitement avec la Coordinatrice de simplification administrative ;
  • Vous prenez également part aux travaux des GTi Simplification Administrative et Transition Numérique ;
  • Vous êtes en charge, avec la Coordinatrice de simplification administrative, de mener à bien le plan triennal de simplification administrative ;
  • Vous stimulez les projets de simplification administrative au sein de l’Administration Communale en lien avec la politique de simplification développée par la Région ;
  • Vous rédigez des propositions de modification de textes réglementaires nécessaires à la mise en œuvre de la simplification administrative (règlement taxes, facturation électronique et conservation des données par exemple) ;
  • Vous rédigez des notes et avis sur les projets de simplification administrative et leurs conséquences juridiques et organisationnelles;
  • Vous rédigez des modèles et documents types (courriers, formulaires…) ;
  • Vous évaluez la satisfaction du citoyen en lien avec l’optimalisation des procédures de travail ;
  • Vous faites également parti du GT Protection des données de l’Administration communale ;
  • Dans ce cadre, vous contribuez à rédiger et déployer une politique de protection des données en interne tout en veillant à ne pas alourdir les processus de travail ;
  • Vous aidez à évaluer et mettre à jour régulièrement l’implémentation et l’application de la réglementation en vigueur;
  • Vous sensibilisez et formez les personnels au bon usage des règles et outils liés à la sécurité de l’information (directives) et de la protection des données ;

Profil

Diplôme requis

  • Master en Droit, ou en Administration publique (ou équivalent).

Compétences comportementales et techniques nécessaires à la fonction

  • Connaissance approfondie de la Nouvelle Loi communale ;
  • Connaissance du fonctionnement des administrations publiques locales, des lois linguistiques dans le cadre de l’organisation des assemblées, de l’ordonnance régissant la tutelle administrative sur les actes des pouvoirs locaux ;
  • Connaissance du cadre réglementaire et normatif entourant la protection de la vie privée, l’usage des données à caractère personnel, la mise en ligne de données ouvertes, les transactions numériques et tiers de confiance, la sécurité de l’information ;
  • Utiliser à bon escient les règles et les procédures de la fonction ;
  • Excellentes capacités rédactionnelles ;
  • Bonnes compétences managériales ;
  • Connaissance sur l’organisation des administrations communales bruxelloises et leur fonctionnement ;
  • Vous disposez d’un grand sens de la communication tant à l’écrit qu’à l’oral et êtes capable de vulgariser votre matière auprès de vos collègues ;
  • Vous êtes capable de développer une vision stratégique sur le long terme ;
  • Vous êtes dynamique et proactif, vous êtes ouvert au changement et flexible, vous êtes capable de prendre des décisions et de travailler de façon structurée et méticuleuse, aussi bien de manière autonome qu’en équipe ;
  • Vous êtes orienté résultats, doté d’un esprit d’initiative et résistant au stress.

Connaissances linguistiques

  • Bonne connaissance du français et du néerlandais. Le brevet SELOR est un atout.

Offre

  • Un contrat de remplacement à temps plein ;
  • Un salaire à l’échelle barémique A1 35.968,86 € (bruts indexés sans ancienneté) ;
  • Une prime de fin d’année ;
  • Le remboursement à 100% des frais de transport en public ;
  • Une prime linguistique en cas d’obtention du brevet SELOR ;
  • Un plan de formation ;
  • Un environnement de travail dynamique.

Date limite: 31 octobre 2018.

  • Publiée le:ven. 5 octobre 2018
  • Postulez avant le:mer. 31 octobre 2018
  • Lieu: L'Administration Communale de Saint-Gilles

Administration Communale de Saint-Gilles

Place Maurice Van Meenen 39
1060 Saint-Gilles
Belgique

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