Functieomschrijving

Beheerder van de administratieve dossiers (Administratief secretaris) - Contract met onbepaalde duur - voltijds - (H-V-X)

Bedrijfsdetails

Het Gemeentebestuur van Sint-Gillis is op zoek naar een administratief secretaris bij de dienst van de Burgerlijke Stand – Departement Demografie.

Ons Brussels lokaal bestuur beschikt over alle profieltypes van werknemers verdeeld in verschillende diensten.

Ons Bestuur wenst het beheer van zijn personeel te optimaliseren zowel in het perspectief voor evolutie van de loopbanen als het verbeteren van de diensten bewezen aan de bevolking.

Functie

Opdracht

De dienst van de Burgerlijke Stand heeft als opdracht aan de burger het geheel van de administratieve documenten af te leveren betreffende de stand van de personen, in naleving van de procedures en de tevredenheid van de burger.

De dienst stelt de aktes op van de burgerlijke stand betreffende de gebeurtenissen – geboortes – huwelijken, overlijdens, herkenningen, geslachtswijzigingen, naamwijzigingen… die op het gemeentelijk gebied plaats hebben en leveren ze af; de dienst is gelast met de herkenning van de aktes van de burgerlijke stand van de vreemdelingen; hij stelt de huwelijksdossiers op en deze van de wettelijke samenleving – door de taak van de Officier van de Burgerlijke Stand uit te oefenen met oog op de strijd tegen de verstandsrelaties; hij behandelt eveneens de dossiers van de Belgische nationaliteit. De dienst beheerd de voorkomen overlijdens op het gemeentelijk gebied inzake “begrafenissen” in verbinding met de gemeentelijke begraafplaats onder zijn toezicht.

Het gaat eveneens over het verzekeren van de opvolging van de interne en externe dossiers in strikte medewerking met de hogere instanties (Federale Overheidsdienst Justitie, Vreemdelingenzaken, Procureur des Konings…) en de diensten van de lokale politie.

In hoedanigheid van administratief secretaris bij de dienst van de Burgerlijke Stand steunt u de verantwoordelijke van de dienst in de opvolging van de activiteiten van de dienst in overeenstemming met de wetgevingen in voege en in zijn interne organisatie.

Tâches

  • U bent gelast met het onthaal van de burger aan het loket en via telefoon.
  • U verzekert een permanentie ‘s avonds één keer per week (dinsdag)
  • U geeft inlichtingen aan de burger betreffende de te volgen procedures.
  • U levert administratieve documenten af.
  • U stelt dossiers op en verzekert er de opvolging van.
  • U stelt aktes op van de Burgerlijke Stand en officiële briefwisseling ; u beschikt over een goede bekwaamheid van spelling en opstellen.
  • U stelt statistieken op.
  • U oefent de functie van griffier uit gedurende de huwelijkceremonies (eveneens op zaterdag) en de jubileums; u oefent de functie van ordonnateur uit in het kader van de overlijdensvaststellingen.
  • U neemt deel aan de onderhouden in het kader van de strijd tegen de verstandshuwelijken en –samenlevingen.
  • U bent verantwoordelijk van uw individuele elektronische kassa.
  • U houdt zich bezig met het administratief beheer van de dossiers ( opvolging en overmaken van documenten aan de bevoegde diensten)
  • U houdt diverse documenten bij, klasseert en archiveert ze.
  • U actualiseert uw kennis in verband met de wetgeving;
  • U staat het diensthoofd bij in de organisatie van de dienst;

Profiel

Vereist diploma

  • Houder zijn van een diploma van het hoger onderwijs van het korte type (baccalaureaat of graduaat)

Taalkennis

  • Tweetalig Nederlands/Frans

Technische kennis

  • Beheersing van de informaticatuigen (Word, Excel, Access, Outlook, enz.)
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukking

Gedragsbekwaamheden

  • U bent gericht naar de openbare dienst
  • U vertegenwoordigt het gemeentebestuur
  • U bent stressbestendig en vindt oplossingen
  • U neemt actief deel aan de interne functionering van het werkmilieu.
  • U beschikt over een grote zin voor organisatie, u bent bekwaam u aan te passen en uw emoties te beheersen.
  • U bent in staat in ploeg te werken

Aanbod

  • Een contract met onbepaalde duur - voltijds
  • Een wedde op baremaschaal B1 : 26.447,69 € ( bruto geïndexeerd zonder anciënniteit
  • Een eindejaarspremie.
  • De terugbetaling van de openbare vervoerskosten.
  • Een vormingsplan
  • Een dynamische werkploeg.

Einddatum: 31 augustus 2018

  • Online op:do 2 augustus 2018
  • Solliciteer voor:vr 31 augustus 2018
  • Locatie: Gemeentebestuur Sint-Gillis

Administration Communale de Saint-Gilles

Place Maurice Van Meenen 39
1060 Saint-Gilles
België

Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]