Functieomschrijving

Verantwoordelijke Logistiek - Administratief secretaris - Hoger onderwijs van het korte type of gelijkgesteld - (H-V-X)

Bedrijfsdetails

Het Gemeentebestuur van Sint-Gillis is op zoek naar een administratief secretaris.

Ons Brussels lokaal bestuur beschikt over alle profieltypes van werknemers verdeeld in verschillende diensten.

Ons Bestuur wenst het beheer van zijn personeel te optimaliseren zowel in het perspectief voor evolutie van de loopbanen als het verbeteren van de diensten bewezen aan de bevolking.

De dienst « Organisatie van de vergaderingen en logistiek »:

- beheert de vergaderingen (College en Raad), centraliseert en behandelt de voorstellen van de beraadslagingen van de gemeentelijke diensten, via het programma « BO secretariaat »;

- heeft het onthaal van 1ste lijn ten laste op het Stadhuis, zowel fysisch als telefonisch;

- verzekert de opvolging van de reservaties van de zalen van het Stadhuis ; verhuur en ter beschikkingstelling, voorbereiding van de zalen voor de vergaderingen en andere gebeurtenissen;

- organiseert de protocol ceremonies zoals deze ter gelegenheid van de wapenstilstand (11 november) of de herdenking van de Overwinning van 8 mei 1945 ;

- Komt tussen in de organisatie van stipte gebeurtenissen zoals de autoloze zondag (beheer van de vrijstellingen aan de personen die zich alleen kunnen verlaatsen per auto op die dag) of nog Tax On Web dat de burgers helpt hun belastingsverklaring in te vullen.

Functie

De administratieve secretaris is de verantwoordelijke van de Logistiek, zijn opdracht bestaat voornamelijk uit :

  • De supervisie van de behandeling van de reservatieaanvragen van de zalen van het Stadhuis (vergaderingen, films, verhuur,…)
  • De ontwikkeling en de organisatie van het onthaal van het publiek te midden van het bestuur.
  • De supervisie van de ploeg (uurroosters, evaluaties, verdeling en opvolging van de taken,…)
  • De opvolging van de organisatie van de gebeurtenissen en de ceremonies (planning en organisatie, respect van het protocol);
  • Het opstellen van briefwisseling voor de dienst;
  • Het beheer van de eigen boekhouding van de dienst: opvolging boekhouding, opmaken van begrotingen;
  • De realisatie van de verschillende openbare aanbestedingen van de dienst;
  • Het opvolgen van het klassement en de archivering van de documenten, zowel « op papier » als elektronische;
  • De supervisie van het beheer van het economaat en de voorraad van de dienst ;
  • De behandeling van de dossiers in verband met de burgerlijke aansprakelijkheid van de gemeente (administratieve opvolging van de verzekeringen inzake de gemeentelijke burgerlijke verantwoordelijkheid.

Profiel

Vereist diploma

  • Houder zijn van een diploma van het hoger onderwijs van het korte type of van een universitair baccalaureaat.

Bekwaamheden in informatica

  • De kandidaat zal vertrouwd zijn met de standaardtuigen van het Windows programma.

Generiek :

  • U beschikt over een grote communicatiezin.
  • U bent gericht naar de openbare dienst en hecht belang aan een goede relatie met de burger.
  • U handelt op een proactieve manier en aarzelt niet initiatief te nemen bij het uitoefenen van de genomen beslissingen te midden van de ploeg of door de verantwoordelijke;
  • U hecht veel belang aan een goede groepssfeer;
  • U bent strikt, dynamisch en proactief;
  • U hebt een goede bekwaamheid voor opstellen (spelling, woordenschat,…)
  • U bent stressbestendig en kan dringende en/of onvoorziene situaties beheren. U bent flexibel;
  • U reageert tegenover stress door u op het doeleinde te concentreren;
  • U bent polyvalent en in staat dossiers te beheren betreffende verschillende zaken;
  • U kunt voorrangen plannen en kunt verschillende taken tegelijker tijd uitoefenen;
  • U past zich snel aan tot de verandering ;
  • Een ervaring in het beheer van een ploeg en gebeurtenissen is een troef.

Taalkennis

  • Goede kennis van het Frans en van het Nederlands. Het SELOR brevet is een troef. Iedere kennis van een vreemde taal is welkom.

Aanbod

  • Een contract met onbepaalde duur - voltijds
  • Een wedde op baremaschaal B1 : 26.447,69 € ( bruto geïndexeerd zonder anciënniteit
  • Een eindejaarspremie.
  • De terugbetaling aan 100 % van de openbare vervoerskosten.
  • Een taalpremie in geval van slagen in het SELOR brevet;
  • Een vormingsplan
  • Een dynamisch werkmilieu

Einddatum: 21 oktober 2018.

  • Online op:ma 1 oktober 2018
  • Solliciteer voor:zo 21 oktober 2018
  • Locatie: Gemeentebestuur Sint-Gillis

Administration Communale de Saint-Gilles

Place Maurice Van Meenen 39
1060 Saint-Gilles
België

Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]