Description de fonction

Responsable de service Assemblées - niveau A - contrat à durée indéterminée (h-f-x)

La société

L’Administration communale de Saint-Gilles est à la recherche d'un(e) Responsable de service h-f-x) aux Assemblées et Participation Citoyenne du Département Affaires Générales

Notre administration publique locale bruxelloise emploie tous types de profils d’agents
répartis en divers services.

Notre organisation a le désir d’optimaliser la gestion de son personnel tant dans une
perspective d’évolution des carrières que d’amélioration du service à la population.

L’administration œuvre actuellement pour sa modernisation et souhaite dans cette optique engager des agents proactifs et ouverts au changement.

Fonction

Mission du département

Le département des Affaires générales regroupe des services clés en matière de support à l'ensemble des branches de l’administration communale.

Ses missions ont une visée transversale : affaires juridiques, affaires néerlandophones, Archives, Informatique et stratégie numérique, Assemblées et participation citoyenne, logistique, marchés publics, sanctions administratives communales, simplification administrative.

Fonction

Le/la Responsable de service Assemblées (h-f-x) a pour mission principale de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif des assemblées (Collège des Bourgmestres et Echevins/Conseil communal). La fonction consiste également à manager une équipe de 3 personnes.

En tant que responsable du service Assemblées :

  • Organiser le travail et définir les priorités des entités « Collège » et « Conseil » en permettant la gestion et le suivi des séances des organes décisionnels communaux ;
  • Analyser et actualiser les procédures existantes en matière de gestion et de suivi des séances des assemblées communales ;
  • Élaborer un processus de contrôle des dossiers conçus dans le cadre des séances des organes décisionnels communaux (notamment du respect des lois linguistiques) et de leur envoi vers la Tutelle régionale (le cas échéant) ;
  • Planifier et organiser les convocations des séances des organes décisionnels communaux ;
  • Être une référence pour les directeurs de département en matière d’organisation et de gestion des séances du Collège des Bourgmestre et Echevins ou du Conseil communal ;
  • Veiller à l’actualisation et au suivi des dossiers des Intercommunales et des asbl dans lesquelles la Commune est représentée ;
  • Former et sensibiliser le personnel communal à l’utilisation de l’outil BO-secrétariat ;
  • Participer activement au développement de l’outil BO-Secrétariat et Tutelle Xchange et superviser l’analyse et la mise en place d’une Gestion Electronique des Documents (GED);

En tant que soutien au service juridique :

  • Effectuer des recherches juridiques au besoin
  • Suivre les dossiers devant être publiés dans le cadre de la transparence
  • Suivre des dossiers en fonction de la demande

En tant que responsable d’équipe, prendre en charge le management et la gestion des ressources humaines :

  • Organiser et répartir le travail entre les collaborateurs en fonction de leurs compétences ;
  • Évaluer chaque membre de l’équipe sur base de sa description de fonction ;
  • Sélectionner et engager le personnel de l’équipe en collaboration avec le Directeur de Département et le Département des Ressources Humaines ;
  • Collaborer avec le Département RH à la mise en place de formations orientées sur les besoins des collaborateurs du service ;
  • Évaluer la performance globale de votre service ;

Profil

Niveau d’études - diplôme

  • Titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type long. Un master en droit, en Administration publique ou en sciences politiques est un atout.

* Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays en dehors du Benelux, vous pouvez participer à la sélection à condition que vous ayez obtenu une équivalence de diplôme délivrée par la Communauté française ou flamande. Veuillez annexer l’équivalence de diplôme à votre candidature.

Connaissances techniques

  • Connaissance du fonctionnement d’une administration communale ;
  • Compréhension du fonctionnement du Collège et du Conseil, de l’environnement et du management des services.
  • Culture informatique et juridique importante ;

Compétences comportementales

  • Rigueur, autonomie, capacité d'organisation et esprit d'équipe ;
  • Communication aisée avec le public ;
  • Assurance et assertivité ;
  • Aptitude à la gestion des conflits ;
  • Vivacité d'esprit et capacité d'adaptation rapide ;
  • Bonne gestion du stress ;
  • Polyvalence et disponibilité (possibilité de vous libérer occasionnellement en soirée ou le week-end selon les nécessités du service) ;
  • Vision à long terme orienté résultat ;

Connaissances linguistiques

  • Vous maîtrisez les deux langues nationales. Le brevet SELOR est un atout

Offre

  • Un contrat à durée indéterminée à temps plein.
  • Un salaire à l'échelle barémique A1 : 37.421,88€ bruts indexés sans ancienneté.
  • Possibilité de télétravail
  • Une prime de fin d’année.
  • Une prime linguistique (Brevet Selor).
  • Un remboursement des frais de transport en public.
  • Des chèques-repas.
  • Une assurance hospitalisation.
  • Un plan de formation.
  • Un environnement de travail dynamique, diversifié et bienveillant.

Date limite : 26/06/2021

La commune de Saint-Gilles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.

  • Publiée le:mer. 26 mai 2021
  • Postulez jusqu'au:sam. 26 juin 2021
  • Lieu: Administration Communale de Saint-Gilles

Administration Communale de Saint-Gilles

Place Maurice Van Meenen 39
1060 Saint-Gilles
Belgique

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